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Ein starkes Team im BBG-Service-Bereich

2018 war für die BBG ein Aufbruchsjahr – und so soll es 2019 weitergehen. Was könnte noch besser werden? Was bringt uns voran? Was wünschen sich die Mitglieder? Diese Fragen haben wir im Blick. Wir sind im Gespräch, stoßen neue Dinge an und verändern, wenn es sinnvoll erscheint, interne Strukturen und Prozesse. Im neuen BBG-Leitbild heißt es: Wir wollen leistungsstark und wertschätzend für unsere Mitglieder handeln.
Dazu gehört eine gute, schnelle Erreichbarkeit – ein wichtiges Thema in diesem Jahr. Hier hat sich bereits einiges getan: Wir haben den Eingangsbereich umgestaltet und im Januar zwei neue Stellen geschaffen. Hier gibt es nun im Foyer in der Celler Straße ein neues Büro für Besucherinnen und Besucher. Kleine Anliegen werden direkt von den ausgebildeten Immobilienkauffrauen schnell und kompetent gelöst. Diese Neuorganisation beschleunigt die Erreichbarkeit und unterstützt die drei Teams aus dem Bestandsmanagement.
Die erste Bilanz zeigt indes: Noch läuft nicht alles ganz rund. Hier berichten wir, wie wir die Organisation nun weiter optimieren – und dabei Kritik und Anregungen berücksichtigen.


(v. l.:Janessa Day,Zoi Boukovala undCarmen Riedel)


Aus zwei mach drei
Kleine Anliegen werden direkt und persönlich beantwortet und erledigt – Carmen Riedel verstärkt das Team.

Kurze Wege, schnelle Bearbeitung. Seit Januar werden alle Besucherinnen und Besucher durch Janessa Day und Zoi Boukovala begrüßt, zwei ausgebildete Immobilienkauffrauen. Ab Januar 2019 verstärkt nun auch Carmen Riedel das Team. Die ausgebildete Immobilienkauffrau und -technikerin wechselt aus dem bisherigen Team 2 in den BBGService- Bereich mit besten Kenntnissen über den Bestand und technischem Know-how. Viele Anliegen können nun direkt beim Erstkontakt erledigt oder erfasst werden, etwa Wohnungsanfragen, kleinere Reparaturaufträge oder das Ausstellen einer Mietbescheinigung. Interessentenbögen können seit Oktober an zwei Terminals ausgefüllt werden. Die Daten werden per iPad eingegeben. Der große Vorteil: Die Information ist sofort im System. Papier wird vermieden.

Wir übernehmen wieder
Das Team ist nun auch telefonisch noch besser erreichbar. „In den vergangenen Monaten haben wir ein externes Servicecenter beauftragt, Anrufe entgegenzunehmen, wenn auf den anderen Leitungen telefoniert wurde. Das hat mitunter für Irritationen bei Mitgliedern gesorgt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dort waren nicht mit allen Vorgängen vertraut. Hin und wieder wurden Namen oder Straßen falsch aufgenommen. Es wurde auch mehr nachgefragt als üblich“, berichtet Beatrice Eigert, Abteilungsleiterin Bestandsmanagement. Außerdem nicht ideal: Die Anliegen wurden zwar aufgenommen, jedoch nicht gleich gelöst.

Noch besser und schneller reagieren
In Spitzenzeiten erreichen die BBG bis zu 465 Anrufe täglich. Vor allem am Montag, Dienstag und Donnerstag ist das Telefonaufkommen besonders hoch. Wie reagiert man optimal, wenn das BBG-Team nicht alle Anrufe gleichzeitig entgegennehmen kann? Mit einer Mailbox? Auf einen Anrufbeantworter spricht manch einer nicht gern. So fiel die Entscheidung auf ein externes Servicecenter. Aufgrund einiger kritischer Rückmeldungen haben wir uns nun aber zum Ziel gesetzt, so viele Anrufe wie möglich im Haus zu beantworten. Dafür soll die Neuorganisation im Servicebereich sorgen. Die drei Immobilienkauffrauen beantworten auch viele telefonische Anfragen direkt. In Spitzenzeiten nehmen weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BBG Anrufe entgegen. Noch besser und schneller reagieren – damit beginnen wir das Jahr 2019.



ANSPRECHPARTNER
Unser Team im Eingangsbereich ist nun der erste Ansprechpartner für alle Mitglieder und Wohnungsinteressierten. Die drei Immobilienkauffrauen nehmen alle Anliegen entgegen und beantworten sie sofort oder leiten sie weiter.
Bitte wählen Sie künftig bei allen Anrufen die zentrale Rufnummer 0531/2413-0 oder nutzen Sie die E-Mail-Adresse service@baugenossenschaft.de.
Kontakt und Öffnungszeiten
Braunschweiger Baugenossenschaft eG
Celler Str. 66-69, 38114 Braunschweig
Telefon: 0531 / 2413-0
Telefax: 0531 / 2413-110
Email: welcome@baugenossenschaft.de

Öffnungszeiten:
Montag: 9:00 - 12:00 Uhr/14:00 - 16:00 Uhr
Dienstag: 9:00 - 12:00 Uhr/14:00 - 16:00 Uhr
Mittwoch: geschlossen
Donnerstag: 9:00 - 12:00 Uhr/14:00 - 18:15 Uhr
Freitag: 9:00 - 12:00 Uhr
oder nach Vereinbarung

Notfalltelefon: 0531 / 2413-200


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